Перед Май-Foods, глобальным бизнес-юнитом компании «Май», одним из крупнейших российских производителей упакованных продуктов питания, стояли две глобальные задачи: вывести продукты с наибольшей маржинальностью (и отказаться от продуктов, чья маржинальность не устраивает) и выявить неэффективные каналы дистрибуции. Но из-за насыщенности рынка с каждым годом все труднее предлагать продукт хорошего качества за конкурентную цену, т.к. это требует постоянного снижения издержек. Поэтому, чем раньше компания осознает, какие продукты пользуются наименьшим спросом и какие каналы дистрибуции малоэффективны, тем меньшие издержки она понесет. Для этого необходимо в режиме реального времени иметь достоверную картину.

Если отчетность по маржинальности запаздывает на 2-3 месяца, это может привести к неправильным объемам закупок у поставщиков или отгрузок дистрибуторам, то есть в конечном итоге - либо к убыткам, либо к недополученной прибыли.

В Май-Foods существовала ещё одна проблема: данные, присылаемые подразделениями компании, дистрибуторами, складами, были в разных форматах – что создавало трудности для формирования отчетов. В результате финансистам приходилось перерабатывать тонны Excel-файлов, а отследить ошибку, допущенную на начальном этапе, становилось практически невозможно.

Руководству же важно было понимать, в чем причина высоких или низких результатов. Межфункциональное взаимодействие происходило плохо, т.к. различные подразделения не имели доступа к информации, и им приходилось направлять запросы к финансистам.

Проект по построению инновационной BI-системы был поручен бизнес-юниту Май-Tech, входящему в состав компании «Май» и предоставляющему ИКТ-услуги как дочерним бизнес-юнитам, так и внешним заказчикам. Эксперты Май-Tech проанализировали требования Май-Foods и пришли к выводу, что требовалась система, способная собирать и подтверждать данные из различных источников (как из внутренних систем, так и из сторонних - от дистрибуторов, складов и т.д.), формировать отчеты в режиме реального времени, а также быть доступной не только с офисных компьютеров, но и с планшетов в любой точке мира.

Было выбрано решение по бизнес-аналитике Microsoft, которое помогает управлять данными любого объема и структуры и извлекать из них новые знания. По словам Сергея Храмова, руководитель направления BI и Big Data, Май-Tech, оно лучше всего подходило для реализации проекта: «Важными критериями выбора решения от Microsoft стали полное соответствие функционала требованиям заказчика, сравнительно невысокие стоимости внедрения и совокупного владения системой, высокая скорость внедрения и знакомый пользователю интерфейс, использующий элементы Microsoft Office».

Созданное решение консолидирует данные из разных источников (Microsoft Excel, Microsoft Dynamics AX и др.) и создает на их основе наглядные отчеты. В конечном итоге внедрение системы бизнес-аналитики позволило Май-Foods проводить более глубинный анализ: снизить издержки по ряду департаментов, отказаться от части дистрибуторов, вывести на рынок новые продукты, убрать позиции, не дающие достаточного экономического эффекта, и усилить те позиции, которые себя хорошо показали на рынке. На данный момент благодаря системе компания пересмотрела свою работу с филиалами, в том числе, и логистическую, и оптимизировала издержки как на доставку, так и на производство.

Сейчас доступ к системе осуществляется через личный кабинет с любого устройства (в том числе планшета), где ответственное лицо может проконтролировать исполняемость бюджета. Обычно если руководитель уезжает в отпуск, решения за него принимает заместитель, но иногда для отдельных сложных задач уровня его компетенции может быть недостаточно. «Теперь с помощью BI-решения от Microsoft руководители Май-Foods могут контролировать ситуацию, ведь все решения - на кончиках пальцев», - отметил Сергей Храмов. К примеру, теперь стало возможно одобрять финансовые заявки с мобильных устройств. Если раньше требовалось личное присутствие и это занимало неделю, то сейчас срок согласования сократился до нескольких часов в зависимости от количества согласующих лиц. Так, финансовый директор компании, пока едет на работу, в машине может посмотреть с планшета основные финансовые заявки и одобрить их.

«Современная бизнес-среда очень динамична и требует высокой скорости реакции на новые вызовы и возможности. Если еще недавно все ведущие компании занимались удовлетворением потребностей потребителей, то сейчас необходимо предвосхищать и формировать эти потребности. Это становится возможным благодаря управлению инновациями, в основе которого находится управление знаниями о рынке, а не просто бизнес-данными. В свою очередь это требует переосмысления подхода к работе с бизнес-данными и необходимости расширить возможности проведения анализа не только среди топ-менеджеров, но и рядовых сотрудников и партнеров. Именно поэтому мы остро нуждались в единой интегрированной системе, которая позволила поднять качество принятия решения на принципиально новый уровень. Таким решением для нас стала система бизнес-аналитики на основе технологий нашего стратегического партнера Microsoft, которые обеспечили необходимую нам гибкость и полное соответствие индивидуальным требованиям различных бизнес-подразделений», - сказал Игорь Лисиненко, Председатель Совета директоров компании «Май».