Название «Ингосстрах» хорошо знакомо любому, кто хотя бы раз сталкивался с необходимостью застраховать автомобиль, жизнь, квартиру или здоровье. Одна из крупнейших страховых компаний России известна не только благодаря семидесятилетней истории − она сегодня работает в 149 населенных пунктах, расположенных во всех регионах страны. Организация работы такой разветвленной и сложной структуры – не самая простая задача.  

Образцовые внутренние коммуникации для «Ингосстраха» – важнейший элемент управления. Крупная компания с представительствами во всех регионах России не может обойтись без постоянной и надежной связи между своими подразделениями. Совещания менеджмента в процессе оперативного управления бизнесом здесь происходят ежедневно, и без системы внутренних коммуникаций менеджеры и руководители просто не смогли бы эффективно работать. Но совещаниями и конференциями дело не ограничивается. Внутренние коммуникации широко используются и для обучения вновь принятого на работу персонала – ведь создание учебных центров во всех регионах присутствия компании потребовало бы больших инвестиций.

Новая система корпоративных коммуникаций позволила «Ингосстраху» радикально изменить стиль работы менеджмента филиалов, а также принципиально сократить расходы на командировки. Раньше директора филиалов компании ежемесячно приезжали на совещания в штаб-квартиру для обсуждения текущего состояния дел. Эти поездки не только отвлекали менеджмент от работы на местах. Совещания, на которые выносилось одновременно много вопросов, были не столь эффективны, как обсуждение проблем бизнеса в режиме реального времени. Естественно, что и затраты, связанные с командировками, составляли заметную статью расходов «Ингосстраха». По оценке Владимира Тихомирова, директора департамента информационных технологий компании «Ингосстрах», стоимость одного часа работы каждого руководителя структурного подразделения превышает три тысячи рублей. С учетом командировочных расходов затраты, связанные с его участием в рабочих совещаниях, выливались в крупную сумму.

Безусловно, в компании стремились минимизировать эти затраты. Однако использовавшиеся решения не позволяли устранить проблему. Электронная почта при всех своих достоинствах существенно ограничивала возможности одновременного обсуждения текущих вопросов всеми заинтересованными сотрудниками, отвлекая внимание на ведение внутренней переписки. А система видеоконференцсвязи на базе оборудования Polycom была предназначена для использования только в наиболее крупных структурных подразделениях компании в Москве и в отдельных региональных центрах. Компании требовалось решение, которое дополнило бы использовавшиеся средства и превратило бы их в единую систему унифицированных коммуникаций, доступную сотрудникам на рабочем месте в любом офисе компании и на мобильных устройствах, которые широко используются менеджментом в работе.

Таким решением стал Skype for Business от Microsoft. Реализацией проекта занимался системный интегратор КРОК.

Благодаря этому решению в компании смогли объединить почтовую систему, IP-телефонию, систему видео- и аудиоконференцсвязи в единую систему унифицированных коммуникаций. Для участия в конференциях сотрудники центрального офиса и всех филиалов могут использовать стационарные телефоны и мобильные устройства, персональные компьютеры, видеоконференцсвязь – любое из доступных здесь и сейчас решений. А интеграция с Microsoft Outlook позволяет планировать встречи и осуществлять обмен рабочими материалами привычным и хорошо знакомым способом.

Сегодня, по словам Владимира Тихомирова, проводить совещания и конференции с директорами  филиальной сети руководство компании может даже ежедневно, не отвлекая менеджмент от решения текущих задач и не оплачивая его поездки по стране. Возможность оперативной связи с филиалами одновременно позволяет сосредоточиться на решении наиболее важных вопросов. Таким образом, управление стало не только эффективным, но и менее затратным. Только в Москве участие руководителей столичных офисов в совещаниях обходилось компании в несколько миллионов рублей ежегодно. В масштабах страны эти расходы были колоссальными.