Компания Oriflame Cosmetics перевела весь штат компании на облачную электронную почту, чтобы повысить доступность и мобильность сотрудников, нарастить клиентскую базу и продажи, а также сократить затраты на ИТ-инфраструктуру. Перевод в облако коснулся всего штата корпорации, начиная с клиентских менеджеров и руководителей до сотрудников поддержки, – в общей сложности 8 000 почтовых ящиков.

«Специальное почтовое решение Office 365 Exchange сходу дало компании удобные возможности: был увеличен объем почтовых ящиков сотрудников, раньше маленький объем вызывал многочисленные жалобы, – рассказывает Руслан Корчагин, директор по глобальной инфраструктуре Oriflame Cosmetics. – Почта стала доступна со всех мобильных устройств, при этом «электронка» практически перестала «сбоить» при выходе в нее с удаленных рабочих мест, будь то квартира домохозяйки, фитнес-центр, детский сад, автобус и др.».

Кроме того, по его словам, переход на облачную службу электронной почты позволил компании сделать ИТ-инфраструктуру более гибкой и в целом снизить расходы на ИТ. «Речь идет не столько о cost efficiency, то есть прямом сокращении издержек, сколько о cost avoidance, – продолжает эксперт. – Нам не нужно инвестировать в серверное оборудование и его поддержку».

Компания занимается открытыми продажами косметики в 60 странах мира. Ее менеджеры осуществляют активные сделки из всех возможных мест. Кто-то занимается этим как основной работой, кто-то – продает в офисе своей организации-работодателя, кто-то – подрабатывает в свободное от учебы или воспитания детей время, и т.д.

В условиях очень жесткой конкуренции на рынке компания постоянно борется за клиентов, укрепление позиций и расширение бизнеса.  Многим ключевым сотрудникам Oriflame приходится часто быть в разъездах, командировках, на переговорах. Им нужен удаленный доступ к корпоративной электронной почте из любого места и с любого устройства. Ранее он обеспечивался через большое количество локальных почтовых серверов в разных офисах, а почтовые ящики были ограничены 4-10 Гб информации. «В работе наши менеджеры часто пересылают презентации, тяжелые фотографии и письма, - рассказывает Руслан Корчагин. – Им приходилось постоянно «чистить» ящики, что вызывало неудобство и, как результат, недовольство». 

После консолидации распределенной ИТ-инфраструктуры компании в двух ЦОД (в Москве и Праге) компания решила попробовать Microsoft Exchange Online и пристально следила за разработкой Office 365. Этот продукт лег в основу дальнейших изменений ИТ-инфраструктуры  Oriflame Cosmetics, а именно – корпорация решила перевести почтовое решение в «облако». «Смотреть на облачные сервисы мы стали, потому что нас не устраивала емкость почтового пространства, явно недостаточная для такой разветвленной и большой сети как наша, - говорит Руслан. - Мы давно имели дело с решениями Microsoft – портал компании развернут на базе SharePoint, мы уже испытали на деле Exchange как почтовый продукт и были им в целом довольны. Попутно мы тестировали различные корпоративные социальные сети. Когда вышло облачное решение Office 365 Exchange, мы сразу же решили перейти на него, потому что в нем уже было все, что нам нужно. Также для проектной работы мы выбрали и внедрили сервис Yammer. Office 365 - комплексное решение, которое удовлетворяет все потребности нашей компании в коммуникациях при помощи Exchange Online, Yammer и SharePoint».

Перевод в облако прошел практически незаметно для всех, ИТ-сотрудники не получили ни одного негативного отзыва. Оно и понятно: Office 365 теперь доступен для всех сотрудников Oriflame, объем ящиков увеличен до 50 Гб, и их не надо чистить, «электронка» доступна отовсюду. Это очень удобно. Кроме того, HR-служба компании запустила несколько внутренних мотивационных проектов на основе Office 365, например, социальную сеть для общения, новостную ленту Yammer Feed, и др.

Комплексное облачное решение дало компании и комплексный результат.

Во-первых, сотрудники из сферы продаж теперь могут работать с клиентами более гибко и, как следствие, более эффективно. «Понятно, что электронная почта – это внутренний хребет организации, а не прямой инструмент продаж, тем не менее мы видим, что улучшилась удаленная доступность клиентских менеджеров, – поясняет Руслан Корчагин. – Они теперь на связи буквально в режиме 24/7, это влияет положительно на бизнес в целом».

Во-вторых, в компании ускорились внутренние коммуникации, более оперативно происходит согласование важных вопросов и принятие решений.

В-третьих, новшество понравилось всему персоналу: людям стало удобнее работать с «электронкой» и не приходится тратить время на мониторинг почтового содержания для очистки от «неважного». 

И, наконец, переход на облачный почтовый продукт дал возможность ИТ-специалистам Oriflame уделять больше времени действительно важным технологичным задачам, а компании – сэкономить на инвестициях в сервера и их поддержку.